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管理陀飛輪／發揮績效面談功效 掌握三原則

每年在年底前，顧問界的朋友都會接到一些客戶的緊急需求，希望他們安排一些績效面談的課程給公司內的主管。

「公司怕主管在面談時，碰到不爽的員工，一不小心就惹出棘手的麻煩，甚至發生肢體上的衝突。希望我能教他們一些會談的技巧。」一位朋友表示。

「不過這種訓練很容易因為教學上的失敗而傷到講師。畢竟若主管平常都沒有盡到監督或關心部屬的責任，彼此間的信任度不夠，加上又不擅長一對一的會談，想要 在短短幾個小時內就能學到掌控會議的品質，讓員工心悅誠服的接受主管對自己年度績效的評估，還能在來年的工作中更加地賣力，這是不是太超過了？」我這麼回 答。

看著他無奈的表情，我想起以往的一個經歷。

由於高科技業的步調快，競爭激烈，所以工程背景出身的主管平日對我們這些工程師，除了交待任務、跟催進度外，鮮少有輔導方面的互動，更別提輕鬆的交流。因此對於一年才一次的年終績效面談，我抱有一定的期待。

只是在和我面談的安排上，就因為配合主管意外多出來的行程，而被無預警地取消了三次。

在好不容易敲定的短短30分鐘會談中，又因主管接了7次無關緊要，甚至是打錯的電話，而切得極為零碎，讓我無法暢所欲言，更遑論雙方對評估結果有任何澄清的機會。

雖然這樣子的過程比起主管用電子郵件或電話之類逃避面對面會談的方式要好上一些（我的一些朋友就碰上了），但是在績效面談結束後，要恢復到和以往一樣的投入熱忱，是需要更多的自我療癒的。

其實績效面談絕對不只是替主管與部屬帶來不必要的挫折與壓力，它不但有其存在的必要，而且對每一位員工進行的次數也應大於一般的每年一次。

事實上，透過有效的績效面談，主管可以充分了解員工的想法及對未來的期望，並且引導部屬向更高的成就邁進。

員工也可以透過和主管一對一的交流，了解自己的現況，以及持續改善的方法。

為了要發揮績效面談的功效，有些因素主管要先掌握住。首先，「己所不欲，勿施於人」。

那些主管自己也無法忍受的主管行為，像是面談日期一改再改，交流時老是在接電話或看電腦，對屬下的想法漠不關心或是想強加個人的觀點給屬下，對績效沒有鼓勵只有批評，在面談過程中個人情緒的管控不佳（出言不遜甚至威脅恫嚇）等等，都應該要儘量地避免。

其次，對員工的績效成果及面談項目要先做好充分的準備及評估。

那些非客觀數據所產生的結果，以及和主觀判斷有關聯的項目要想辦法排除；最起碼要有可說服人的理由來支持自己的觀點，以免到時因雙方認知上的不同，而產生不必要的爭執與衝突。

此外，必要的基本會議溝通與互動技巧也必須事先練習，以免因無知而誤踩員工的地雷。

由於績效面談是員工績效管理中直接取得員工反饋，並表達主管期望重要的一環，它扮演著鼓勵員工好還要更好的關鍵角色。

同時，從面談的結果主管也可以對日後員工目標的設定與任務的監督，有更佳的做法與精準的掌控。因此，績效面談對主管是危險，還是機會，就完全在主管心態上的選擇了。

（作者是資深企業顧問，本專欄隔周三刊登）