管理制度 2017-04-07 03:11經濟日報 張俊鴻

企業為了組織的運作，常需要建立各種管理制度，有時甚至於需通過符合國際標準的驗證，如品質管理的ISO 9001，資訊安全管理制度的ISO 27001等。

為了建立管理制度，需將制度融入組織運作之中，但因為制度的內容往往繁複，不易了解，要相關人員具體掌握確實不容易。

有時為了通過驗證不免做了很多流於形式，但無實際效果的工作；如果要引入多個管理制度時，更是疲於奔命，苦不堪言。

建立管理制度，應將制度的內容融入現有作業規範與標準作業程序之中，以職務遵循比較容易落實，有需要參考的規定則列為延伸閱讀或參考文件。

要留意的是，不宜訂定許多獨立的規定，要相關人員全面了解，反而治絲益棼，過猶不及，反會適得其反。

推動管理制度應以合宜、適切、有效、成熟度作為基本原則。

合宜是該做的事都有做；適切是不該做的事都沒有做；有效是預期的結果，都能達到；而成熟度是愈做愈好，一個通過管理制度10年的組織應該比只通過一年的要好上許多。每年能不斷地檢討、修訂、簡化，自然會一年比一年進步。

推動管理制度，是一種形式，也是一個過程，形式不是實質，過程也不是結果，是藉由形式與過程來達成實質結果或成效。

（作者是資深資訊主管）