SharE KnowledgE

2015-02-17 03:26:21 經濟日報 潘忠宏

企業在成長的過程中，會有愈來愈多不同的專長人員加入團隊。 一旦企業到達某種規模，口頭或紙本資料的傳遞，將不再能提供企業最即時的資訊。

這時候，多數的企業會開始藉由電子資訊系統的導入，統整各部門間的資料，以便各部門能依最新、最正確的資訊進行溝通與協調，使業務能持續推廣與茁壯。

然而，即便是功能最強大的電子資訊系統，仍必須仰賴一套企業內部共同的編碼系統，將各部門的資料串接起來，才能滿足使用者對資訊的需求。

對多數以生產製造為核心業務的台灣企業而言，正確而及時的資訊取得的基礎是統一而完整的物料編碼系統。

當企業賦予每一件物料或產品，一個獨一無二的料號後，電子資訊系統便能夠依此將各種資料與訊息做串接與更新。

舉例來說，當品管人員對某產品完成品檢作業，並將品檢資料鍵入系統後，系統就能夠依輸入的物料編號，更新產品狀態並通知倉儲人員啟動入倉作業、給予建議的倉儲位置。

同時也知會銷售人員對應的銷售單編號，以便銷售人員聯繫客戶進行後續出貨動作。

一旦產品由客戶提領，系統也將依據銷售人員鍵入的資料，通知財會單位，開出銷貨發票，使資料進入應收帳款系統。

藉由系統依物料編碼所提供的即時而正確的資訊，公司的經營管理人員才能隨時掌握公司產品的生產、銷售狀況，作為公司經營決策的依據。

既然，物料編碼系統是資訊系統提供正確而及時資訊的關鍵，如何才能建立一套能因應公司業務增長且不需經常變動的物料編碼系統呢？

首先，負責建立編碼系統的人員必須與相關部門協調、考量公司未來幾年可能開發或導入的產品，為這些產品預留系統空間。再依分類法，將各產品集中為幾大類。同一類別的產品中，再以共通的特性作為次分類的依據。最後，再決定那些產品相關的資料必須進入編碼系統。

例如，產品的特性規格、尺寸、顏色、倉儲條件、供應商或產地…等等。

以電子被動元件為例，大分類可以是電阻、電容及電感。再依材料或結構的不同，可將電阻進一步區分為碳膜電阻器、金屬電阻器和金屬氧化膜電阻器、薄膜電阻器、厚膜電阻器、合金電阻器、防腐蝕鍍膜電阻器…等。

最後，再依規格、誤差值、尺寸、顏色等特性賦予編號，便能使系統依據產出物料編碼，進而追蹤物料在公司 內部的使用狀況，提供企業相關人員即時的資訊。

由於網際網路的發達，企業成立初期的商機，如果不具巨大的產業進入障礙，企業會很快的面臨其他同業的競爭。一旦產業競爭劇烈，公司獲利的關鍵也由機會財轉為管理財。

一套完整而健全的物料編碼系統，將可使企業的電子資訊系統發揮功能，整合企業的資源，形成整體的戰力，為企業在劇烈的競爭中取得關鍵的競爭力與優勢。

（作者是智峰企管資深顧問，前韓國三星SDI 副總經理兼任台灣辦公室負責人）