SharE KnowledgE

在職場中最常見必須經常加班的時期，通常是進行重要或複雜計畫時。但即使是重要的計畫，也能透過適當訂定計畫執行方式和期限來增加工作效率，避免加班破壞工作生活平衡。

一般執行跨部門的重要或長期計畫時，最要避免的就是所有事都擠在最後期限前一起處理，如此不僅會造成最後階段不停加班甚至整晚熬夜，破壞生活平衡，工作也容易出錯和損及計畫品質。

特別是計畫所需時間長或量大之時，常常員工會以為截止日還久，或因方向不明確不知如何開始，將其擺到之後再做，等到截止日逼近之時才發現趕不上進度，只好大量加班來因應。

做為主管或計畫的主負責人，最需要做到的就是在整個計畫過程中，隨時確認計畫按既定的方向和進度進行，不能只看最後期限。

負責者可將計畫一開始就分解成多個階段，設定多個迷你期限（mini-deadline）或里程碑（milestone），要求成員在每個迷你期限時做相關進度報告。

這不只是確認最後的工作品質，更是為了減少成員在執行計畫內容時未抓準對的方向，或是因理解錯誤造成的不必要時間損失。

同時這也是創造團隊中頻繁溝通的機制，有問題儘量問。有了多階段期限，就算發生問題也可及早發現，迅速修正。

除了分多階段迷你期限外，個別成員也可試著儘量將自己的期限，設定得比實際期限來得早，因為最後一刻常有許多意外出現的狀況，如在自己可控制的範圍內適當調配，提早截止，給自己一些緩衝期，在真正的最後截止日前還能有些從容，在一般的工作時間內處理臨時突發情形，避免加班。

除了重要的或大型的計畫之外，出人意外的是，常常造成加班的另一個原因是各式各樣的瑣事。這些瑣事看來沒什麼特定的期限，似乎不須立即處理，但放置堆積的結果常如滾雪球般愈積愈多，最後急須交差時又碰上其他臨時工作，就會造成加班。

對於這些沒有明定交差時間的工作，自訂工作期限極為重要。同時也可將一天內較無工作效率的短暫時間，設為處理瑣事時間，一氣呵成解決。要儘量避免利用早上等黃金時間處理這些瑣事，避免其奪去真正需要集中心力處理的重大計畫。

（作者是日本達以安資產管理公司DIAM國際事業部門國際企畫組組長，專欄僅代表個人立場。本專欄隔周五刊登）