做簡報 先了解聽眾

2016-12-15 04:23經濟日報 ▉吳育宏

向企業客戶提案做簡報時，最重要的原則是「了解聽眾」。或許是這個道理聽起來太簡單了，許多業務人員沒有放在心上，實務上經常存在「自說自話」的情況。

在電子業「中國製造」剛開始蓬勃發展的那幾年，設在中國的組裝廠或加工廠手上都是訂單，但是產能趕不上客戶需求，交期拖延已經造成許多客戶的不滿。

當時我在外商的科技研發公司服務，要向一家大型客戶提案，希望他們採購我們自行研發、委外在中國製造的零件。

我的業務同仁準備了一份詳盡的公司簡報，其中包括我們如何和中國代工廠配合，以降低產能不足、交期延遲的風險。

就在簡報進行到這部分時，客戶詢問：「關於產品供應鏈，你們有沒有什麼分散風險的做法？」顯然客戶表達了他的疑慮，然而我的業務同仁並未充分意識到，反而繼續強調我們如何加強與中國代工廠的合作，試圖要說服客戶接受這唯一的方案。

我心裡知道「一定有哪裡出了問題」，但是因為沒有先做足準備，只好任由簡報繼續進行至結束。

果不其然，在那一次簡報過後客戶回絕提案，只是客氣的表示會再評估。

我上網查詢了這家客戶的公開資訊，赫然發現提案失敗的原因。原來他們為了避免交期延遲的風險，早已陸續在東南亞另闢生產線，同時也要求合作廠商同步轉移供應鏈，或是提出逐步轉移的計畫。

我的業務同仁因為太熟悉公司簡報的「制式內容」了，以至於在簡報過程只專注在自己要說的，反而忽略聽眾需要的，而我自己也因為在與會前少做了一些功課，完全幫不上忙，只有束手無策。

這是一個令我印象深刻的案例，日後時常警惕著我。向企業提案簡報最具挑戰之處，在於聽眾可能來自不同部門、不同職位，當然也會有不同的考量和觀點。千萬不要以為製作精美的公司簡介，可以一體適用在全部客戶。

當我們提到B2B簡報應該「做足準備」時，我想最關鍵的並不是用字遣詞、話術技巧，也不是多加幾頁照片圖表好讓自己看起來像個專家。那個最核心、最重要的功課，其實是把焦點從自己身上移開，放到聽眾身上。

（作者是LAICA萊卡公司營運協理，本專欄每周四刊登）