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開個有效率的會

曾有管理顧問公司做了工作時間方面的調查，結果顯示，一般上班族平均有三分之一的工作時間在開會，而層級愈高的人花在會議上的時間比例愈大。只是工作中用在會議上的時間不少，效果是不是令人滿意，就見仁見智了。

我曾經開過那種表訂半小時，讓各單位報告每日進度的晨會，結果花費的時間最短是50分鐘，最長可以飆到4.5個小時。

每次在結束時，與會人員都會為美好的晨光白白流失而感到惋惜。

這也難怪有位作家針對類似的開會現象，寫了一本叫《開會開到死》的暢銷書，來凸顯開會的不合理性。

為了讓參與者能了解到會議產生的機會成本，曾有世界級的公司要求與會者都必須在開會前輸入自己的工號，以便計算開會所產生的薪資總成本。

只是每每有高階主管加入時，都會造成會議費用計算表轉得飛快。為了怕洩露個人的薪資，這個措施最後還是被取消了。

當年一位主管為了解決會議時間過長的問題，決定釜底抽薪，將會議室內的椅子全部都推出去，大家都站著開會。

之後，在幾張會議桌被偷坐的人給坐壞後，他索性把剩下的桌子也給撤掉了。

這時，在空無一物的房間內，早到的人可以厚著臉皮靠在牆壁邊，其餘的人就只能咬著牙苦撐。

果然，在眾人體力不濟的聲聲催促下，每位報告者都會以最快的速度完成任務，而需要討論的議題，也都能在極短的時間內取得共識。雖然這種看似不太人道的開會方式產生了立竿見影的縮時效果，不過在工安及員工的抱怨聲中，這項創舉最後還是被高層給勸阻了。

其實除了時間及次數外，開會內容的品質也常會被人詬病。在會議中，我們可以看到有些與會者根本搞不清楚自己參加的原因。

除了偶爾發表一些言不及義、浪費大家時間的意見外，他們大部分的時間只能擔任「壁花」的角色。

當然，我們也會碰到可做決定的關鍵者不克出席，而被派來的代理人又未被授權，以致會議變成了「議而不決」的分享交流會。

至於那些細節及項目討論過多、過雜，造成了會議的失焦，主持者過度強勢，會議成了政令宣導、拍馬屁的一言堂…等，都讓會議的效果不彰。

為了避免無效會議成了謀殺人生的工具，有幾項關鍵的元素領導者必須能掌握住。

首先是時間的掌握：除了時間長度要控制外（以半小時為最優，因人的專注時間約18分鐘），什麼時候開也很重要（星期一早上、中午/晚上吃飯時間、星期五傍晚因人心渙散，都不宜開重要的會議），而準時地開始與結束更是對參與人員的尊重。

其次是人員的掌握：除了必要的決定者必須出席外（有被充分授權的人可代替），其他沒有必要的「壁花」人員要儘量地減少，而善用會中專家的意見，並且照顧全部參與者更是主持者必須做到的。

最後是過程的掌握：除了會前的通知與確認外，會中還須做到設立題目的優先順序、訂定會議的規則、討論方式由大而小、建立回饋信任的互動、能夠經常地換位思 考、取得全體對結論的一致認知等關鍵事項。當然，針對會議結論的發布與有關人員的後續行動與跟催，也是保證會議沒有白開的必要步驟。

其實開會是分享關鍵資訊、建立協作系統、善用各方資源、發揮團隊綜效的有利工具，絕對有其存在的價值。然而，過猶不及。

如何善用會議的功能，以獲得應有的效果，將是會議領導者必須學習的重要課題。

（作者是資深企業顧問，本專欄隔周三刊登）