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管理陀飛輪／時間配置 牽動組織績效

一位EMBA的同學曾問我，「為什麼你做事總是按部就班、慢吞吞的，讓人懷疑你是不是能及時完成。就以上回交報告的例子來說，大家都拚了命地熬夜，做最後的衝刺，而你卻一點也不急，早早的就去睡了，真令人替你捏把冷汗。」

「可是我的報告還是有準時交啊」，我表示。「這就是令人不解的地方」，同學嘆了口氣說。「為了寫報告，我忙著上網查資料，K書，和同學討論內容，到頭來卻 和你輕鬆以對的人一樣。難道你有什麼秘密武器？」「這恐怕只是時間安排的問題罷了。誰叫你拖到最後一、兩個禮拜才開始著手？而且中間你還是花了不少時間在 上網聊天，或忙著打高爾夫球，哪有很急的樣子？」

有一次，一位同事氣呼呼地向我發牢騷，自從他的女兒上小學後，整個家庭的作息就大亂。主要是學校的老師規定，所有的學生都要在早上7點半以前到校早自習。 可是同事的小孩常貪看電視，每晚又會和同事夫婦出去吃消夜，很晚才睡，因此早上常賴床而上學遲到。為了能讓女兒多睡一點，有時同事還會幫她請假在家。由於 上課遲到及缺席的次數過於頻繁，班導師麻煩同事要督促一下女兒的作息。不料同事卻不認同。

他認為，小孩子偶爾遲到或是請假沒什麼，只是時間掌控上有些差池，又不是性命攸關的事情，需要老師小題大作嗎？聽著同事理直氣壯、振振有辭的說法，我忽然想到同事老被主管批評，做事沒有條理，輕重緩急不分，時間使用效率太差。

由於時間是生命構成的重要元素，如何在工作或生活上安排個人時間的運用，就反映著我們對事情的權衡。對同事來說，是女兒賴床多睡幾分鐘重要，還是培養個人 的自律重要？要交報告時，是先做其他的事情，之後再趕工，還是提早處理報告來得好？其實這些問題並沒有定論。它是一個依照個人的信念，所做選擇的結果。

不過如果我們想要在工作或人生中創造出一些有意義的結果，那麼如何有效地安排時間就變得十分重要。

基本上，時間安排方針主要來自於個人的心態與想要完成的目標。倘若我們沒有長期的目標，又存有一切活動只是為了滿足當下的想法，那麼放縱自己的慾望，花時間在及時的輕鬆與自在就成了必然。

調研公司就發現，許多上班族除了工作上必須處理的任務外，也會花滿多的時間在聊天、上網、看郵件、開會、發呆、文件處理等一些自己很熟悉、可以自由控制，但卻是可有可無的事情。

事實上，瑣事處理愈多的人愈吝於安排時間在工作及規劃人生目標、建立合作團隊、提升自我價值、維持個人健康，以及培養人際關係等相對重要的事情。畢竟，當有限的時間已被不重要的事給切割及占滿時，用藉口來逃避自身的責任，也是人之常情。

雖然，時間的安排是非常個人化的，但是在職場中，如何看待被賦予工作的輕重緩急，不但會影響個人的進度，也間接影響成員間的互動及組織整體的績效。

由於主管擁有風行草偃的領導權勢，下屬在上行下效的影響下，絕對會跟隨主管的步伐來安排個人時間。因此，主管的信念是什麼，以及如何看待時間安排，其實攸關員工的表現和整體績效。

（作者是資深企業顧問，本專欄隔周三刊登）