SharE KnowledgE

有次在客戶處經過一條長長的走廊時，注意到兩旁有十幾個有著落地玻璃窗的小辦公室。由於沒有窗簾遮蔽，因此在裡面人的一舉一動都會被經過的人一覽無遺。

大部分坐在辦公桌旁的人不是低著頭盯著電腦螢幕，避免和室外的人打照面，就是不時偷瞄一面朝外掛的鏡子。

「請問坐在裡面的都是…？」，我好奇地問旁邊一位夥伴。她微笑著表示，「都是公司內的中、高階主管。」「這樣子很像動物園的格局…。」我心想。

「辦公室這樣子的安排是最高主管的意思。」夥伴見我不語，趕緊解釋，「他期望主管都能靠近員工、親民一些，貫徹走動式管理。而且坐在這裡也可以趁機展現主管辛苦的一面。」「可是他們的生產力…」，我欲言又止。

之前待過的一家公司為了增加各部門間的互動，決定將分散在各辦公樓層的人員集中到一間由倉庫改建的大辦公室。由於成本上的考量，原先具有吸音效果、約一個 人高的厚實隔間板都被半人高、毫無遮蔽與隔音功能的輕夾板所代替。同時，為了增加空間使用的效率，大辦公室內也設置了許多排倆倆相對、彼此間一覽無遺的開 放式桌子給一線的員工。

雖然員工間的互動因座位間障礙的消除而有所增加，但是個人的隱私也蕩然無存。由於隔音效果差，各種電話交談、閒聊、討論的聲音讓辦公室變得吵雜不堪，成了菜市場。同時，為了避免干擾他人或無意間洩露談話內容而刻意壓低聲音的交談，又讓了解對方在說什麼成了一件苦差事。

由於人員的走動會干擾到個人辦公的情緒，降低專注力，因此許多部門都想辦法在別的地方建立起第二基地。到最後，偌大的辦公區變成了人煙稀疏的蚊子館，而公司增加交流互動的美意也就煙消雲散了。

或許有人會質疑，工作就工作，在什麼地方做會有這麼重要嗎？其實這就是一個表象結果對隱性成本的思考。

就以開放式辦公室來說，表象結果是辦公空間利用率加大，人員互動率提高，隱性成本則是人員相互干擾變多，個人隱私及投入度喪失。至於封閉式辦公室的效果，則剛好將開放式辦公的表象與隱性元素互換。由於有得必有失，領導者必須能誠心地面對辦公環境所產生的影響。

一般而言，辦公環境是一個可以被調整的項目，若想將其變成有益員工工作情緒的因素，有幾項考量主管要特別地留意。

一是辦公室的亮度、通風及溫度：宜人的亮度、溫度及空氣品質將會穩定員工的心情。二是辦公室的噪音及動線：被干擾的愈大，員工的投入度必定愈低。三是辦公 室空間及布置：單調、狹窄而沒有人性的裝潢會將員工變成喪失思考的機器。四是環境的安全性：除了物理上的安全考量外，會造成人們精神上壓力的元素（柱邊、 樑下、低天花板、風口、影印機旁、背對門/窗…）都會影響個人的工作情緒。五則是個人環境的偏好：能因應個人喜好的適當擺設及調整，將有益於員工樂在工作 的態度。

其實除了顯性的辦公環境，主管的言行也決定了隱性的工作氛圍。如何能同時照顧到員工所處的物理與心理工作環境，讓其成為提升組織工作效能的利器，將是領導者必須時時修習的一門學問。

（作者是資深企業顧問，本專欄隔周三刊登）