‧管理雜誌 2014/07/04
【撰文／Phil Geldart】
生平第一次獲得升遷，能夠擔任領導之職，可能讓人興奮異常、同時也讓人感到害怕。這表示上面的人信任你，相信你做決策與領導他人的能力，但這也可能帶來職責上的重大變化。員工會跑來要求你指點，而你必須盡可能為他們提供最佳解答。
雖然大多數人都會被告知，自己將承擔起新的職責，但在升職前的準備對話裡，卻經常遺漏某一段重要的訊息：準備好開始平衡各項工作。
我說這話指的是，大多數人在接下管理職時，都會假設，自己原來的工作重點，會自動轉移到自己所帶領的員工身上。這種情況雖然沒錯，但是只呈現了其中一部份 的現象。你在獲得提拔之前，原本有自己個別的任務與專案需要完成，但在你獲得提拔之後，你個人的任務並不會在瞬間戛然而止（雖然個人任務的重點確實可能有 所改變），事實上，此時你不僅得為本身的工作負責，還得為所帶領屬下的工作負責。
手上的專案有待處理，期限迫在眼前，但此時直屬下屬又來找你，希望你能給他一些指示，這種情況確實是個重大的挑戰。你要如何平衡這兩者之間的需求？
1、從「開門政策」開始：相信你已經聽過「開門政策」的說法，如果沒有的話，這指的就是你的門總是「開著」，如果你的屬下有問題需要討論，可以在辦公時間 內的幾乎是任何時刻，直接到辦公室來找你、寄電子郵件給你、或者打電話給你等等，這種政策可以去除主要的障礙，讓你的屬下能夠盡快解決問題，不用一定要等 到你有空的時候。
2、在「開門政策」中劃定界線：雖然員工可能很希望隨時都能和你討論問題或聽取指示，但一天二十四小時都維持這種政策，或許也不一定行得通。如果你有迫在 眼前的時限要趕，或者你本身的工作已經開始堆積如山，你可以在時間表上保留一些時段，並和屬下說好，在這些時段裡，除非是火燒眉毛的事情，否則不要來打擾 你。劃定這種界線之後，記得貫徹下面第三個步驟。
3、指定代理人：界線劃定之後，然後呢？碰上涉及時間性的問題，員工會需要備份計畫。畢竟客戶能夠等待問題解決的時間，不會太長。如果你在組織內部工作，有個大型的工作團隊，或許同一部門有另一位主管可以作為你的代理人（也讓你擔任他的代理人，彼此互惠）。
如果你在比較小型的組織裡工作，沒有立即的主管可以擔任你的代理人，可以在下屬中挑選一位勝任本身職務的專家，培養他承擔起代理的職責。如此一來，你不但可以維持本身的界線，還能同時處理另一項管理職責：培養員工。
領導人一方面要撥出時間處理員工的問題，一方面又要完成本身的工作，如何在此二者之間，取得適當的平衡，本來就是一項艱鉅的挑戰。而且你會發現，你必須時時視本身工作的需求，以及員工的需求，不斷調整本身的界線。
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