做簡報 要由簡入繁

2017-09-28 01:26經濟日報 吳育宏

某次我去參加一場研討會，台上坐了正在經營中南美洲市場的廠商，和台下數十家與會廠商一起討論可能的合作機會。

台下某一家廠商舉手詢問：「現在進口A產品到中南美洲，是不是一個好機會呢？」

這個問題一丟出來，很多廠商看起來都很感興趣，紛紛交頭接耳，並引頸期待台上的回答。

台上的廠商回答：「我的公司目前進口數十種產品到中南美洲，所以在海關程序上經驗豐富。A產品主要會面臨幾個報關的問題…」接著他把報關可能造成拖延的因素、隱藏成本等拿出來說明，還舉了貨物稅則的實際案例。

由於他舉的例子實在太「細」了，還跟提問者一來一回討論非常瑣碎的執行細節，整整十分鐘的時間過去，但是我感覺他還沒有給這個問題一個明確的答案。

台下原本興致高昂的其他廠商，開始有人翻閱手上資料，或者各自交談起來。

眼看場面有些凌亂，台上主持人忍不住拿起麥克風問：「所以您的意思是，不建議把A產品引進中南美洲嗎？」

這位廠商回答：「也不能這麼說，雖然報關程序複雜，但是A產品的市場需求很大。事實上，我們公司正想要找合作夥伴呢。」聽到這裡，我差點從椅子上跌下來。

他花了十分鐘的時間講「細節」，更糟糕的是，這些細節誤導了聽眾，把大家帶到相反的結論去！

主持人聽到他的回答，急忙要把失去耐心的聽眾拉回來，可是已經來不及了。

有些人早已沒有注意台上在說什麼，某些人甚至已離席。而這些人在十分鐘之前，其實是對A產品有興趣的。

有了這次經驗，我深刻體認到「先講結論、再談細節」的重要。

特別是在簡報、演講的公眾場合，面對的是一群人和他們寶貴的時間，它和一對一的私下聊天不同。

講者必須先將簡化過的結論說在前頭，後續才和聽眾互動，決定哪些細節該說、哪些細節可以跳過，也就是「由簡入繁」的概念。

對一個人演講技巧的最佳考驗，我認為不是在熱烈的開場，也不是在漂亮的結尾，而是回答問題。

從講者應對問題的方式，更可以驗證他邏輯思考、歸納簡化的能力。

因為瑣碎的細節大家都會說，但是扼要的結論，可不是人人提得出來。

（作者是台灣B2B業務行銷專家）